拨打商务电话的几个礼貌技巧

  • several tips for making business call
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IntBell 08/16/2021

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在商务活动中,电话沟通是非常重要的一条沟通渠道,但是人们往往没有注意到打电话的礼仪。

你在和你的朋友用电话交流时当然可以随心所欲,想说什么就说什么,当通话的另一方是你的客户或者团队成员时,真的不需要注意一下沟通礼仪吗?这很大程度上会影响到你的客户关系和团队关系。了解如何沟通清楚,并按照社会规范会使你成为一个更好的队友,并帮助你在客户体验评价上得到更好的评分。

想要更好地与客户交流和建设团队,以下的技巧将帮助你在处理电话、发送短信与留下语音邮件时发挥出色。

拨打电话前制定好计划

在和团队成员或者客户通话时,你是否会觉得紧张,甚至无话可说?没关系,只要你在拨打电话之前想好你们接下来所要讨论的大概内容和要点。如果怕过于紧张忘记了,你可以把它们写在纸上。相信这样你会更加有信心,交谈时也更加得心应手。

避免多任务处理

当你在与客户进行电话沟通时,尽量避免受到外界的影响。对于更加紧急的任务,你可以在通话之前就完成好,而对于不是很紧急的任务,尽量在通话后再完成,最好不要边和团队成员或者客户通话边去处理其他事项。不然你的注意力分散会使你的通话效率低,甚至会遭到客户的投诉。

不要使用免提功能

除了特殊情况外,在通话时尽量不要使用免提功能。很多人在和别人通话时都会打开免提,但是在进行商务通话时最好不要这样做。环境的不确定因素会影响到双方的通话质量,你不能确保你的通话环境时时刻刻都是安静的。

使用通用语言或者和对方相同的语言

夸张来讲,客户就是你的衣食父母,在与客户交流时,迁就客户是非常重要的。 所以,在与客户通话时保持和他们相同的语言特别重要,好的服务会让他们感受到被尊重,这样你的产品评价才会更高。

响铃三次内接听电话

很多人在电话响铃了三四次之后就挂掉电话了,为了你的客户的满意度,请尽量在你的电话响铃三四次之前接听,以免客户等得不耐烦把电话挂掉了。

不要让对方等得太久

有时候在与对方通话时遇到了不得不中断你们的交谈的紧急情况,请务必要得到对方的许可才将电话搁置,但搁置时间最好不要超过一分钟。如果需要更长的时间,请在通话方允许后商量或者告知你们下次通话的大体时间,但避免让对方等得太久才收到你的下一通电话。

注意通话录音

大家都知道,通话录音是工作时非常高效率的一种手段,但是在打开通话录音之前不要忘记告诉对方,这不仅仅是尊重对方的一种方式,更是一种保护双方权益的手段。

多用礼貌词语

在和对方通话时,多使用礼貌用语永远不是错误的做法,有些客户是很注重礼仪的,多说“请”和“谢谢”永远是你的一个加分点。

对你的客户坦诚

在对方提出你不清楚的问题或者你的产品的缺陷时,坦诚相待是最好的解决方法,但是最后还是不要忘了联系知道答案的人或者记下用户的反馈。

完成后续服务

通话的结束并不意味着沟通的完成,对于客户的后续服务要尽早地完成,这样才是对客户负责,才能得到客户的认可。

网络电话给现代企业带来很大的便利,但要借助即时通信实现高效的商务来往,正式的通话礼仪和沟通技巧必不可少,它是你为客户提供优质服务和建立稳定关系的基础。

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